電郵 etc

上班天天都要寫電郵,但電郵其實並無標準格式。我個人的格式是這樣的。寫給老闆時,上款用職銜,下款署名用名字(不帶姓氏),沒有dear/祝頌語。寫給下屬時,上下款都是名字(不帶姓氏),沒有dear/祝頌語。寫給同級或不是我的下屬的員工,上下款都是名字(不帶姓氏),有dear,通常也有祝頌語。至於寫給機構外的人,那格式其實跟信件的分別不大,若我較熟悉收件人,下款就簡單點,不熟悉時下款就比較詳細。而無論是寫給誰,please、thank you、grateful 等等客氣說話絕不可少。

這最後一點是在上一個職位養成的習慣。那時的通訊對象是教授和校長,而且通常是我有求於人,於是生怕禮貌不周開罪人而不自知(雖然多數教授校長都很開明,但人人脾性不同)。在這方面我也以我的的上司為榜樣。現在的華人上司對於我這種中層下屬,有時會相當嚴厲,但對於更低級的下屬,他通常都很和顏悅色,越低級越是這樣,開會時工人端茶給他,他會道謝,而且還說得出工人的名字。以前我的洋上司的態度也差不多是這樣。雖然我覺得他們這種態度很大可能是基於自身的優越感(我不知道這種心理叫甚麽名堂,我是讀Emma 才曉得這種人上人的心理,不知是否也可叫作“修養”),但我覺得很值得學習,因為無論真情還是假意,這種態度“前線”員工很受用,覺得受到尊重,辦公室自然少了許多麻煩。

Advertisements
This entry was posted in 隨想. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s